Er komt nogal wat bij kijken, bij het organiseren van een bedrijfsuitje, wellicht is het hier beschreven stappenplan voor kleinere groepen voor u een welkomeleidraad.

Voor zo’n bedrijfsuitje voor een kleinere groep bestaat er een veel gebruikt plan, dat uit 6 stappen bestaat met goede bruikbare informatie en tips; u kunt dit stappenplan gebruiken voor bijvoorbeeld een bedrijfsuitje, een teambuildingsessie of gewoonweg voor een bedrijfsfeest.

U krijgt de organisatie al of niet aangewezen op het bordje gelegd, de organisatie van een bedrijfsfeestje voor de zaak, een weekendje team building wellicht of een bedrijfsuitje; hoe dit aan te pakken? Welnu, wij geven u een zes stappenplan met bruikbare informatie en tips om te helpen bij de organisatie.

1.Vraag u altijd af ewat het doel is van het te organiseren bedrijfsuitje of –feest.
2. Maak een begroting hiervoor, bepaal hiervoor ook het aantal deelnemers zo exact mogelijk
3. Breng de verwachtingen van de deelnemers in kaart en stel aan de hand hiervan prioriteiten vast
4. Win informatie in over mogelijkheden voor zo’n uitje of feest
5. Maak een keuze uit deze informatie , boek de gewenste onderdelen voor het programma en nodig de deelnemers in een zo vroeg mogelijk stadium uit.
6. Bezorg de geïnviteerde medewerkers een geslaagd bedrijfsfeest of –uitje.

Wat is het doel van een bedrijfsuitje of bedrijfsfeest?
Nadat u heeft bepaald wat het doel is van het uitje of feest, kunt u de programmering en de groepsgrootte gaan invullen; u houdt bij team building geen rekening met partners, bij een uitje of feest uiteraard wel als je iets viert ( jubileum, bedrijfsverhuizing, jaarlijkse traditie, recordprestatie of iets dergelijks). Bij een bedrijfsfeest is het niet noodzakelijk dat er een actief programma onderdeel zit, terwijl juist bij team building wel actie wordt gevraagd en derhalve iedereen niet een hele dag op een bank of stoel gaat hangen. Mochtteambuilding op het programma staan, dan moet je voor ogen houden dat de teamgeest sterk kan verbeterd worden door de deelnemers een programma te laten afwerken wat individueel niet te verwezenlijken is. Terecht zal men later trots zijn als dit gelukt is en zo geleerd te hebben meer als “team” te opereren.

Stel vooraf het doel en het budget van het uitje of het feest vast
U weet ongetwijfeld nu al of de partners van de partij zijn, dus het aantal deelnemers is bekend. Reserveer vervolgens of vraag aan uw directeur een voldoende groot budget, wellicht bestaat er in het bedrijf een speciale “feestkas”, waarin zich geld bevindt; en is dan het budget te klein, het is niet ongebruikelijk om voor de partner-deelname een eigen kleine bijdrage te vragen.

Vraag de deelnemers wat zij verwachting van het uitje of feest en stel daarop de prioriteiten voor een geslaagd evenement vast
Voordeel van deze aanpak is, dat een al jaren hetzelfde programma zo niet meer zal voorkomen, het wordt dus ieder jaar een verrassing wat er op het programma staat: toch niet vergeten te vragen naar de verwachting van de deelnemers, dit is de snelste en beste manier om uit te vinden wat de meerderheid zal bevallen en u zult derhalve geen of slechts weinig negatieve geluiden horen na afloop van uw uitje of feest.

Is het de gewoonte in het bedrijf om er jaarlijks een verrassing van te maken, dan kunt u wat grotere risico’s nemen met het samenstellen van het programma, maar een belangrijke stelregel is: houd het veilig en voldoe zoveel mogelijk aan de door u veronderstelde verwachting van de deelnemers.

Let er ook op dat uw budget evenredig wordt besteedt, bezuinig niet op bijvoorbeeld het eten, houdt daarnaast rekening met verdere invulling feestavond, eventueel vervoer per bus enz. enz.

Bepaal hoe het programma er uit moet gaan zien
Als de boven beschreven informatie bekend is, kunt u op zoek gaan naar een organisatie, die het bedrijfsuitje, feest of teambuilding voor u kan verzorgen; overleg met hen over te leveren programma en ga dan over tot het boeken van bepaalde programma onderdelen. Als in samenspraak alles is vastgelegd, kan worden over gegaan tot publicatie op het werk van het geplande uitje , feest of team building sessie. Ook worden de deelnemers, eventueel met partner voor het programma uitgenodigd.

Gebruikelijk is ook, dat u met het organisatiebureau contact houdt over eventuele wijzigingen in het vastgelegde programma met betrekking tot de diverse onderdelen, de deelnemersaantallen en ook aanvangstijden; tevens is het danvaak nog mogelijk wijzigingen door te voeren.

Maak er een gewaardeerd bedrijfsuitje of feest van
Men kijkt altijd eerst naar de verantwoordelijke organisator, als er onverhooptiets niet klopt, biedt daarom altijd een “luisterend oor” voor deelnemers met specifieke wensen zoals daar kunnen zijn dieetwensen of fysieke wensen. Menstelt dit altijd bijzonder op prijs, u maakt er een bijzonder goede beurt mee.

Ter informatie, het komt helaas- nog te vaak voor dat een op het eerste gezicht leuk uitje wordt gepubliceerd, maar dat het aantal deelnemers bedroevend laag is, zodat het niet kan worden uitgevoerd; dat onderschrijft het reeds genoemde belang om eerst eens naar de verwachtingen van de medewerkers te vragen en dan pas het programma te bepalen (laten we wel wezen: zeevissen met zijn drieën is niet gezellig……..). Ga dus subtiel te werk en peil de mening van zoveel mogelijk medewerkers voorzichtig, maar pas op om hiermee verwachtingen te wekken.

Nog wat budgettaire informatie tot slot
Houdt rekening met een gemiddelde huurprijs per bus, inclusief een ervaren chauffeur, van 750, 00 euro. In het algemeen rekent men voor een complete feestavond met entertainment zo’n 60 euro per persoon. Natuurlijk kunt u het zo gek maken als u wilt, parachute springen is uiteraard prijziger dan een middag naar de dierentuin, maar in het algemeen is het mogelijk om een middag en een avondrond te krijgen voor zeg maar 70 euro per persoon. Organiseert u een groot bedrijfsfeest of uitje (denk aan meer dan 250 deelnemers) dan raden wij u aan om u te laten bijstaan door professionele daarin gespecialiseerde organisatiebureaus.

In ieder geval wensen wij u veel plezier met het georganiseerde feest, uitje of de team building sessie.